School Data Sync en enseignement supérieur : ce qu'il couvre, ses limites

Microsoft School Data Sync (SDS) est souvent la première chose qu'essaie un administrateur Microsoft 365 quand un cégep demande des équipes de classe générées à partir du système d'information étudiant (SIE). C'est gratuit, c'est conçu par Microsoft et, pour bien des écoles, ça fait exactement ce qu'il faut.

Les questions arrivent en général à la deuxième ou à la troisième session. Le registrariat demande pourquoi un cours jumelé compte trois équipes, le soutien technique est débordé pendant la modification des inscriptions, ou la personne responsable de la protection des renseignements personnels demande qui a modifié les membres d'une équipe et pourquoi. Cet article fait un tour honnête de ce que SDS couvre en enseignement supérieur, de ses limites et de la façon de décider.

Que fait Microsoft School Data Sync ?

SDS est un service inclus dans Microsoft 365 Éducation. Il lit les données de votre SIE, sous forme de fichiers CSV ou par les connexions offertes par certains fournisseurs de SIE, et s'en sert pour créer et mettre à jour des utilisateurs, des groupes et des classes dans Microsoft Entra ID et Microsoft 365. Ces classes deviennent les équipes de classe que voient enseignants et étudiants dans Microsoft Teams, avec le bloc-notes pour la classe, les Devoirs et les Notes.

SDS a été conçu autour du modèle primaire-secondaire : une année scolaire, une classe donnée par un enseignant, une liste d'élèves plutôt stable et un SIE géré à l'échelle d'un centre de services ou d'un district. Dans ce modèle, c'est une base solide et peu coûteuse, et c'est le point de départ que Microsoft recommande aux écoles sur Microsoft 365 Éducation.

Microsoft met SDS à jour régulièrement : consultez sa documentation actuelle pour connaître les formats de fichiers et les connexions pris en charge. Les principes de cet article restent valables quelle que soit la version.

Dans quels cas SDS convient-il ?

SDS est un bon choix quand votre situation ressemble à la plupart des lignes ci-dessous.

Si c'est votre portrait, SDS peut tout à fait suffire, et payer pour autre chose serait difficile à justifier. Les particularités de Teams à l'université sont aussi présentées sur la page Microsoft Teams université.

Pourquoi les cégeps et les universités dépassent-ils SDS ?

L'enseignement supérieur ajoute une structure que le modèle primaire-secondaire ne prévoit pas. Les écarts apparaissent généralement à six endroits.

• La connexion au SIE. Omnivox, Clara et COBA au Québec, comme Banner, PeopleSoft Campus Solutions, Workday Student et Jenzabar ailleurs, produisent rarement d'emblée des fichiers prêts pour SDS. Quelqu'un doit extraire, transformer et valider les données avant chaque synchronisation.
• Les cours jumelés et à plusieurs groupes. SDS traite chaque classe comme une équipe distincte et n'offre pas de façon intégrée de fusionner en une seule équipe les cinq groupes d'un même enseignant. Le problème est détaillé dans cours à plusieurs groupes dans Microsoft Teams.
• La modification des inscriptions. Les cégeps et universités vivent de nombreux changements d'inscription au début de chaque session, deux ou trois fois par année, sans compter la formation continue dont les cohortes démarrent à d'autres dates. La fréquence de synchronisation et le traitement des retraits comptent davantage que dans une école qui fonctionne à l'année.
• Des rôles au-delà d'enseignant et d'étudiant. Coenseignants, auxiliaires d'enseignement, techniciens de laboratoire et coordonnateurs de cours ont besoin de droits différents, et les règles varient souvent d'un département à l'autre.
• Les règles de fin de session. Les établissements veulent archiver, masquer ou conserver les équipes selon la session et le programme, en accord avec leur calendrier de conservation, plutôt que d'exécuter une seule étape de nettoyage.
• La journalisation exigée par les lois sur la vie privée. En vertu de la Loi 25 au Québec ou du RGPD en Europe, l'établissement doit pouvoir démontrer qui a modifié les membres d'une équipe, quand et pourquoi. Le journal d'audit général de Microsoft 365 indique ce qui a changé et quel compte l'a fait, mais ne relie pas ce changement à l'événement du SIE qui le justifie, et sa durée de conservation dépend de votre licence.

Aucun de ces points n'est un défaut de SDS. Ils sortent simplement du problème pour lequel l'outil a été conçu.

Combien coûte le fait d'étirer SDS ?

Quand un établissement garde SDS et contourne ces écarts, le travail ne disparaît pas. Il se déplace vers des personnes :

• Les TI maintiennent des scripts qui transforment les exportations du SIE en fichiers SDS, et les adaptent chaque fois que le SIE change.
• Les enseignants créent leurs propres équipes fusionnées pour les cours à plusieurs groupes, qui s'éloignent ensuite des listes officielles.
• Le soutien technique absorbe les billets de la période de modification entre deux synchronisations.
• Le nettoyage de fin de session se fait à la main, ou pas du tout, et les vieilles équipes s'accumulent.
• Les preuves d'audit sont rassemblées à la main quand quelqu'un les demande.

La licence est gratuite ; le temps des gens, non. Avant de trancher dans un sens ou dans l'autre, mieux vaut estimer ce temps honnêtement à partir de votre nombre de groupes-cours et de billets.

Les contournements qui ne tiennent pas

Certains contournements semblent raisonnables, mais créent de nouveaux problèmes.

• Fusionner les groupes dans les fichiers d'importation. Regrouper les groupes en une seule classe avant l'importation donne une équipe, mais celle-ci ne sait plus à quel groupe appartient chaque étudiant, et chaque changement d'inscription oblige à refaire la fusion.
• Faire tourner deux moteurs de synchronisation sur les mêmes équipes. SDS et un script, ou SDS et un autre outil, qui modifient la même équipe de classe écrasent mutuellement leurs changements.
• Demander aux enseignants de corriger les membres. Les ajouts manuels et les codes d'équipe contournent le SIE, sont rarement annulés quand un étudiant abandonne et ne laissent aucune trace du motif.
• Attendre la prochaine importation complète. Des importations nocturnes ou hebdomadaires laissent des trous pendant la modification des inscriptions, précisément quand étudiants et enseignants ont besoin de listes exactes.

Comment décider : une liste de contrôle

Répondez à ces questions pour votre établissement. Plus vous répondez oui, plus SDS laissera de travail à votre équipe.

1. Votre SIE exige-t-il une transformation sur mesure pour produire les fichiers ou la connexion attendus par SDS ?
2. Vos enseignants donnent-ils un même cours à plusieurs groupes, ou des cours jumelés, qui devraient partager une seule équipe ?
3. Les inscriptions changent-elles beaucoup en début de session, plus d'une fois par année ?
4. Avez-vous besoin de rôles au-delà d'enseignant et d'étudiant, définis par département ?
5. Avez-vous besoin de règles de fin de session différentes selon le programme ou la session ?
6. Devez-vous démontrer, pour chaque changement de membres, s'il vient du SIE ou d'une personne ?
7. Votre équipe TI maintient-elle déjà des scripts autour de SDS ?

Si vous avez répondu oui à plusieurs questions, comparez les options côte à côte :

Comment Teameo prolonge ce que SDS a amorcé

Teameo a été conçu comme le prolongement, pour l'enseignement supérieur, de ce que SDS fait au primaire-secondaire. Il s'appuie sur les mêmes briques, soit les comptes Microsoft Entra ID et les équipes de classe Teams Éducation avec bloc-notes pour la classe, Devoirs et Notes : enseignants et étudiants continuent de travailler dans le Teams qu'ils connaissent.

Ce qui change, c'est la couche entre le SIE et Teams. Teameo se branche nativement aux SIE de l'enseignement supérieur présentés sur la page intégration Teams-SIE, synchronise les inscriptions en temps réel ou selon un horaire, fusionne les cours à plusieurs groupes en une seule équipe et applique votre règle de fin de session : archivage léger, archivage complet ou masquage. Chaque action de création, d'inscription et d'archivage est horodatée et associée à son auteur, pour soutenir la reddition de comptes exigée par la Loi 25 et le RGPD.

Pendant une transition, SDS et Teameo peuvent cohabiter tant que chaque équipe de classe est gérée par un seul des deux. La plupart des établissements confient ensuite toute la création des classes à Teameo. La comparaison détaillée se trouve sur la page alternative à School Data Sync, la mise en place pas à pas dans comment synchroniser votre SIE avec Microsoft Teams, et le produit complet sur la page Microsoft Teams Éducation.