School Data Sync في التعليم العالي: متى يكفي ومتى تتجاوزه الجامعات

غالبًا ما تكون خدمة School Data Sync (SDS) من Microsoft أول ما يجرّبه مسؤول Microsoft 365 حين تطلب الكلية إنشاء فرق الصفوف انطلاقًا من نظام معلومات الطلاب (SIS). فهي مجانية، ومن تطوير Microsoft، وتؤدي لمدارس كثيرة ما تحتاجه تمامًا.

تبدأ الأسئلة عادةً في الفصل الثاني أو الثالث. يسأل مكتب التسجيل لماذا يملك مقرر واحد مدرج تحت أكثر من رمز ثلاثة فرق، أو يغرق الدعم الفني بالطلبات خلال فترة الحذف والإضافة، أو يسأل مسؤول حماية البيانات عمّن غيّر أعضاء فريق ما ولماذا. يقدّم هذا المقال نظرة منصفة إلى ما تغطيه SDS في التعليم العالي، وأين تتوقف، وكيف تتخذون القرار المناسب.

ماذا يفعل School Data Sync؟

SDS خدمة مضمّنة في Microsoft 365 Education. تقرأ بيانات القوائم من نظام معلومات الطلاب، إما في ملفات CSV أو عبر اتصالات يوفّرها بعض مزوّدي هذه الأنظمة، ثم تستخدمها لإنشاء المستخدمين والمجموعات والصفوف وتحديثها في Microsoft Entra ID وMicrosoft 365. وتصبح هذه الصفوف فرق الصفوف التي يراها المدرّسون والطلاب في Microsoft Teams، ومعها دفتر الصف والواجبات والدرجات.

صُممت SDS حول نموذج التعليم المدرسي (K-12): عام دراسي واحد، وصف يدرّسه معلم واحد، وقائمة طلاب مستقرة نسبيًا، ونظام معلومات تديره جهة تعليمية مركزية. وضمن هذا النموذج تمثّل أساسًا متينًا منخفض التكلفة، وهي نقطة الانطلاق التي توصي بها Microsoft للمدارس على Microsoft 365 Education.

تحدّث Microsoft خدمة SDS بانتظام، لذا راجعوا وثائقها الحالية لمعرفة تنسيقات الملفات والاتصالات المدعومة. أما المبادئ الواردة في هذا المقال فتبقى صالحة أيًّا كان الإصدار.

متى تناسب SDS؟

تكون SDS خيارًا جيدًا حين يشبه وضعكم معظم الصفوف في الجدول التالي.

إذا كان هذا وصف مؤسستكم فقد تكفيكم SDS تمامًا، ويصعب حينها تبرير الدفع مقابل حل آخر.

لماذا تتجاوز الكليات والجامعات SDS؟

يضيف التعليم العالي بنية لا يحملها نموذج التعليم المدرسي، وتظهر الفجوات عادةً في ستة مواضع.

• الربط بنظام معلومات الطلاب. نادرًا ما تنتج أنظمة مثل Banner وPeopleSoft Campus Solutions وWorkday Student وJenzabar، أو Omnivox وClara وCOBA في كيبيك، ملفات جاهزة لـ SDS مباشرة. فلا بد من جهة تستخرج البيانات وتحوّلها وتتحقق منها قبل كل مزامنة.
• المقررات متعددة الشعب أو المدرجة تحت أكثر من رمز. تعامل SDS كل صف بوصفه فريقًا مستقلًا، ولا توفّر طريقة مدمجة لجمع خمس شعب يدرّسها مدرّس واحد في فريق صف واحد. والمشكلة مشروحة بالتفصيل في مقال دمج الشعب في Microsoft Teams.
• كثافة الحذف والإضافة. تشهد الكليات تغييرات تسجيل كثيرة في الأسابيع الأولى من كل فصل، مرتين أو ثلاثًا في السنة، إضافة إلى برامج التعليم المستمر التي تبدأ في مواعيد أخرى. لذلك تكتسب وتيرة المزامنة ومعالجة حالات الحذف أهمية أكبر مما في مدرسة تعمل بعام دراسي واحد.
• أدوار تتجاوز المعلم والطالب. يحتاج المدرّسون المشاركون ومساعدو التدريس ومشرفو المختبرات ومنسقو المقررات إلى صلاحيات مختلفة، وتختلف القواعد غالبًا من قسم إلى آخر.
• سياسات نهاية الفصل. تريد المؤسسات أرشفة الفرق أو إخفاءها أو إبقاءها بحسب الفصل والبرنامج، وفق قواعد الاحتفاظ بالسجلات لديها، بدل خطوة تنظيف واحدة.
• سجلات التدقيق التي تفرضها قوانين الخصوصية. بموجب قانون 25 في كيبيك، أو اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في أوروبا، أو أنظمة حماية البيانات المحلية، قد يُطلب من المؤسسة أن تثبت من غيّر أعضاء فريق ما، ومتى، ولماذا. يسجّل سجل التدقيق العام في Microsoft 365 ما تغيّر والحساب الذي أجرى التغيير، لكنه لا يربط هذا التغيير بحدث نظام معلومات الطلاب الذي يبرّره، وتتوقف مدة الاحتفاظ به على نوع الترخيص.

ليست أيٌّ من هذه النقاط عيبًا في SDS، بل هي ببساطة خارج المشكلة التي صُممت الخدمة لحلّها.

ما تكلفة تمديد SDS إلى ما يتجاوز حدودها؟

حين تحتفظ المؤسسة بـ SDS وتلتف على هذه الفجوات، لا يختفي العمل، بل ينتقل إلى الأشخاص:

• يصون فريق تقنية المعلومات نصوصًا برمجية تحوّل ملفات النظام إلى ملفات SDS، ويعدّلها كلما تغيّر النظام.
• ينشئ المدرّسون فرقًا مدمجة بأنفسهم للمقررات متعددة الشعب، ثم تبتعد هذه الفرق عن القوائم الرسمية.
• يتحمّل الدعم الفني تذاكر فترة الحذف والإضافة بين دورتي مزامنة.
• يجري تنظيف نهاية الفصل يدويًا أو لا يجري أصلًا، فتتراكم الفرق القديمة.
• تُجمع أدلة التدقيق يدويًا حين يطلبها أحد.

الترخيص مجاني، أما وقت الأشخاص فليس كذلك. ومن المفيد تقدير هذا الوقت بصدق، اعتمادًا على عدد الشعب والتذاكر لديكم، قبل اتخاذ أي قرار.

حلول التفافية لا تنجح

تبدو بعض الحلول الالتفافية معقولة لكنها تخلق مشكلات جديدة.

• دمج الشعب مسبقًا في ملفات الاستيراد. يعطي جمع الشعب في صف واحد قبل الاستيراد فريقًا واحدًا، لكن الفريق لا يعود يعرف انتماء كل طالب إلى شعبته، ويجب إعادة الدمج مع كل تغيير في التسجيل.
• تشغيل محرّكي مزامنة على الفرق نفسها. حين تعدّل SDS ونص برمجي، أو SDS وأداة أخرى، فريق الصف نفسه، يمحو كل منهما تغييرات الآخر.
• الطلب من المدرّسين تصحيح العضوية. الإضافات اليدوية ورموز الانضمام تتجاوز نظام معلومات الطلاب، ونادرًا ما تُلغى حين ينسحب الطالب، ولا تترك أي أثر لسببها.
• انتظار الاستيراد الكامل التالي. الاستيراد الليلي أو الأسبوعي يترك فجوات خلال فترة الحذف والإضافة، أي في الوقت الذي يحتاج فيه الطلاب والمدرّسون إلى قوائم دقيقة.

كيف تقرّرون: قائمة تحقق

أجيبوا عن هذه الأسئلة الخاصة بمؤسستكم. وكلما زاد عدد إجاباتكم بنعم، زاد العمل الذي ستتركه SDS لفريقكم.

1. هل يحتاج نظام معلومات الطلاب لديكم إلى تحويل مخصّص لإنتاج الملفات أو الاتصال الذي تتوقعه SDS؟
2. هل يدرّس مدرّسوكم عدة شعب للمقرر نفسه، أو مقررات مدرجة تحت أكثر من رمز، ينبغي أن تتشارك فريقًا واحدًا؟
3. هل تتغير التسجيلات كثيرًا خلال فترة الحذف والإضافة، أكثر من مرة في السنة؟
4. هل تحتاجون إلى أدوار تتجاوز المعلم والطالب، يحددها كل قسم؟
5. هل تحتاجون إلى قواعد مختلفة لنهاية الفصل بحسب البرنامج أو الفصل؟
6. هل يجب أن تثبتوا، لكل تغيير في العضوية، ما إذا كان صادرًا عن النظام أم عن شخص؟
7. هل يصون فريق تقنية المعلومات لديكم نصوصًا برمجية حول SDS حاليًا؟

إذا أجبتم بنعم عن عدة أسئلة، فقارنوا الخيارين جنبًا إلى جنب:

كيف يكمل Teameo ما بدأته SDS

صُمم Teameo امتدادًا لما تقدّمه SDS للتعليم المدرسي، ولكن للتعليم العالي. فهو يعتمد على اللبنات نفسها: حسابات Microsoft Entra ID وفرق الصفوف في Teams for Education مع دفتر الصف والواجبات والدرجات، فيواصل المدرّسون والطلاب العمل في Teams الذي يعرفونه.

ما يتغير هو الطبقة الواقعة بين نظام معلومات الطلاب وTeams. يتصل Teameo أصليًا بأنظمة التعليم العالي، ويزامن التسجيلات في الوقت الفعلي أو وفق جدول زمني، ويدمج المقررات متعددة الشعب في فريق صف واحد، ويطبّق سياسة نهاية الفصل التي تختارونها: أرشفة جزئية أو أرشفة كاملة أو إخفاء. وتُسجَّل كل عملية إنشاء أو تسجيل أو أرشفة بختم زمني وبهوية منفّذها، دعمًا لمتطلبات المساءلة في قانون 25 واللائحة GDPR وأنظمة حماية البيانات المحلية.

خلال المرحلة الانتقالية يمكن أن تعمل SDS وTeameo جنبًا إلى جنب ما دام كل فريق صف يُدار بنظام واحد فقط. ثم تُسند معظم المؤسسات إنشاء الصفوف إلى Teameo بالكامل. تجدون المقارنة التفصيلية ميزةً بميزة في صفحة بديل School Data Sync، وخطوات الإعداد في مقال كيف تزامن نظام معلومات الطلاب مع Microsoft Teams. ولأي سؤال عن حالتكم، تواصلوا معنا أو احجزوا عرضًا توضيحيًا.